NOMINAS
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD POLITECNICA DEL ESTADO YARACUY
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN ADMINISTRACION
nomimas
AUTORES:
Zuleidy Duran
Jhoana Jallaro
Coronel Juan
Narcy Lima
Edgar Báez
Sección 502
2 Trayecto 4 Trimestre
Independencia, Julio de 2010
Introducción
La gestión de la Nómina en una empresa con las características de nuestras empresas hoy en día es un proceso engorroso, que dificulta y retarda el resultado final del análisis contable financiero de la gestión empresarial.
Aunque este proceso esté automatizado hasta cierto nivel, no cumple con los requisitos necesarios de unificación en sólo un software, confiabilidad e integridad, lo que redunda en perjuicio del óptimo tratamiento de la información, y posibilita la ocurrencia de mayor cantidad de errores, al estar influenciado por el factor humano en casi todo el proceso, además las posibilidades de configuración son nulas pues en el software que se aplica en la empresa que tratamos está definido de forma fija cada uno de los pagos a realizar, lo que hace realmente difícil su mantenimiento. Integrar todo este proceso de Nóminas en un Software general que conforme un ERP de acuerdo a las necesidades de la empresa cubana moderna da solución a una de las más urgentes necesidades que en el sentido de tratamiento de la información contable presentan las mismas.
En el sistema que estamos proponiendo se da la posibilidad de crear los conceptos de pago según las necesidades de cada institución, definir el enlace contable para ellos, definir si se les aplican o no las operaciones por porciento que se utilicen en la empresa, establecer los parámetros de configuración de cada una en particular.
Luego de varias entrevistas con el personal de los departamentos de Recursos Humanos y de Contabilidad establecimos los casos de uso del negocio.
Cálculos De Vacaciones
El artículo 219 de la LOT, el trabajador tiene el derecho a un período 15 días hábiles de vacaciones remuneradas una vez que cumpla 1 año de trabajo ininterrumpido. El artículo señala además que en los años sucesivos tendrá derecho de un día adicional de vacaciones por cada año de servicio, hasta un máximo de 15 días hábiles. En el parágrafo único del mismo artículo señala también que el trabajador podrá prestar servicio en los días de disfrute vacacional a que pueda tener derecho conforme a su antigüedad, pero tendrá derecho al pago del salario adicional por ocasión del trabajo prestado.
La fórmula para calcular los días: 15 + (años de servicio - 1)
La fórmula para calcular la remuneración: (salario diario de ese año) x (días hábiles)
El artículo 226 de la LOT el convenio mediante el cual el patrono paga la remuneración de las vacaciones sin conceder el tiempo necesario para que el trabajador las disfrute, lo obliga a concederlas con su respectiva remuneración, sin que pueda alegar en su favor el hecho de haber cumplido anteriormente con el requisito del pago.
El artículo 229 se pueden acumular uno o dos períodos vacacionales para un máximo de tres períodos, solo a petición del trabajador.
El artículo 230 le da potestad al trabajador y al patrono para llegar a un acuerdo bilateral para de fijar la época las vacaciones, pero no podrán posponerse más allá de seis meses a partir de la fecha en que nació el derecho (un año de trabajo ininterrumpido), con la excepción de la acumulación prevista en el artículo 229. Si no llegasen a un acuerdo trabajador y patrono, el Inspector del Trabajo determinará la fecha. Los trabajadores con responsabilidades familiares tendrán preferencia para que las vacaciones coincidan con las del calendario escolar.
Años de servicios Días de vacaciones Remuneración (salario diario ej. Bsf. 43,63)
1 año 15 días Bsf. 654,45
2 años 16 días Bsf. 698,08
3 años 17 días Bsf. 741,71
5 años 19 días Bsf. 828,97
10 años 24 días Bsf. 1047,12
Cálculo del bono vacacional
Según el artículo 223 de la LOT, al trabajador le corresponde al momento de disfrutar sus vacaciones un bono adicional al pago de los días remunerados por motivo del salario. Esta bonificación por vacaciones tendrá un mínimo de 7 días de salario y se le sumará un día adicional por cada año de servicio, hasta un máximo de 21 días de salario.
La fórmula para calcular los días: 7 + (años de servicio -1)
La fórmula para calcular la remuneración: (salario diario de ese año) x (días hábiles)
Años de servicios Días bonificados Bono vacacional (salario diario ej. Bsf. 43,63)
1 año 7 días Bsf. 305,41
2 años 8 días Bsf. 349,04
3 años 9 días Bsf. 392,67
5 años 11 días Bsf. 479,93
10 años 16 días Bsf. 698,08
Para ponerlo en perspectiva, en el caso de un trabajador con 3 años de trabajo continuo con un sueldo hipotético de Bsf. 43,63 diarios, que haya disfrutado de sus vacaciones y piense tomar las del año en curso, le corresponden 17 días de vacaciones remuneradas con Bsf. 741,71 por el salario, sumados a Bsf. Bsf. 392,67 por el equivalente de 9 días de Bono Vacacional; de esta forma el trabajador se vá de vacaciones con Bsf. 1.134,38 en total.
El artículo 224 establece que cuando por cualquier causa termine la relación de trabajo sin que el trabajador haya disfrutado de las vacaciones a que tiene derecho, el patrono deberá pagarle la remuneración correspondiente a cualquier período vacacional no disfrutado, incluyendo los bonos vacacionales.
En caso de despido injustificado antes de cumplirse el año de servicio, ya sea que la terminación ocurra durante el primer año o en los siguientes, el artículo 225 establece que el trabajador tendrá derecho a que se le pague el equivalente a la remuneración que se hubiera causado en relación a las vacaciones anuales, de conformidad con lo previsto en los artículos 219 y 223 de la LOT, en proporción a los meses completos de servicio durante ese año, como pago fraccionado de las vacaciones que le hubieran correspondido.
Según el artículo 228 el servicio de un trabajador no se considerará interrumpido por sus vacaciones anuales, a los fines del pago de cotizaciones, contribuciones al Seguro Social o cualquiera otra análoga pagadera en su interés mientras preste sus servicios.
Cálculo de Utilidades
Durante la época decembrina se distribuye parte del enriquecimiento anual de las empresas entre los trabajadores, quienes deben recibir un bono de fin de año por un monto de entre 15 a 120 días de salario, como lo requiere la Ley del Trabajo.
La Ley Orgánica del Trabajo obliga a las empresas a distribuir parte del enriquecimiento neto anual (artículo 174) entre todos sus trabajadores, por lo menos debe distribuirse el quince por ciento (15%) de los beneficios líquidos que hubieren obtenido al fin de su ejercicio fiscal. Estos beneficios líquidos son la suma de los enriquecimientos netos gravables y de los exonerados conforme a la Ley de Impuesto Sobre la Renta.
Esta obligación para distribuir parte del enriquecimiento anual tendrá como límite mínimo para cada trabajador, el equivalente al salario de quince (15) días y como límite máximo el equivalente al salario de cuatro meses (art. 174, parágrafo primero). Cuando el trabajador no hubiese laborado todo el año, la bonificación se reducirá a la parte proporcional correspondiente a los meses completos de servicios prestados. Cuando la terminación de la relación de trabajo ocurra antes del cierre del ejercicio, la liquidación de la parte correspondiente a los meses servidos podrá hacerse al vencimiento de aquél.
El artículo 175 establece que aquellas empresas, establecimientos y explotaciones con fines de lucro pagarán a sus trabajadores, dentro de los primeros quince (15) días del mes de diciembre de cada año o en la oportunidad establecida en la convención colectiva, una cantidad equivalente a quince (15) días de salario, por lo menos, imputable a la participación en los beneficios que pudiera corresponder a cada trabajador en el año económico respectivo de acuerdo con lo establecido en el artículo 174 de la LOT. Si al final del año, el patrono no ha percibido beneficios igualmente deberá entregarse la cantidad de 15 días de salario pero serán considerados como bonificación y no estará sujeta a repetición.
En tanto que el artículo 176 establece que para la determinación del monto distribuible se tomará como base la declaración del Impuesto Sobre la Renta. Cuando el monto de los beneficios resulte mayor de lo declarado, la empresa estará obligada a efectuar una distribución adicional dentro del mes siguiente a la fecha en que se determine.
Formula sugerida para el Cálculo de las Utilidades:
(Salario básico anual+
horas extras anuales+
días feriados+
bono nocturno+
bono vacacional+
comisiones anuales+
primas anuales+
gratificaciones anuales) / 360 x ("días de utilidades" que cancela la Empresa)
Consideraciones a la formula:
1. Los "días de utilidades" se calculan con base a las ganancias netas anuales de la empresa, pero siempre estarán entre 15 días de salario integral como mínimo y 120 días de salario integral como máximo.
2. Cuando se dice "salario básico anual" no se trata del último salario multiplicado, se deben sumar los salarios básicos reales de cada mes. Por ejemplo, quien gane salario mínimo, el 1ro mayo de cada año tendrán un aumento, que deberá ser adicionado.
Ejemplo del Cálculo:
Alguien que gana salario mínimo fijo (Bsf. 960,00 actualmente) devenga unos Bsf. 32,00 diarios lo que representa unos Bsf. 11.520,00 anuales, sumado a los beneficios de ley y otras bonificaciones que pueda recibir. Si el salario no ha sido fijo durante el año debe hacerse la sumatoria de los diferentes salarios devengados para el cálculo de las utilidades, que de tratarse como en este caso de ejemplo del salario mínimo, nunca será anualmente fijo.
(Bsf. 11.520,00 por salario anual + Bsf. 128,00 por horas extra + Bsf. 96,00 por días feriados + Bsf. 480,00 por bono vacacional + Bsf. 950,00 por comisiones) / 360 x (60 días de utilidades, dos meses) = Bsf. 2.195,66
Note que algunas variables como las primas y gratificaciones no fueron empleadas, de hecho si en este caso el sueldo fuera teóricamente flat, sin bonos o primas de ninguna índole, solo sería necesario sumar dos meses de salario para determinar el monto de las utilidades a cancelar.
Se debe tener en cuenta el artículo 179 a la hora de determinar la participación que corresponda a cada uno de los trabajadores, en el cual se establece que "se dividirá el total de los beneficios repartibles entre el total de los salarios devengados por todos los trabajadores durante el respectivo ejercicio. La participación correspondiente a cada trabajador será la resultante de multiplicar el cociente obtenido por el monto de los salarios devengados por él, durante el respectivo ejercicio anual".
Por último en el artículo 180 se establece que "la cantidad que corresponda a cada trabajador deberá pagársele dentro de los dos (2) meses inmediatamente siguientes al día del cierre del ejercicio de la empresa". Pero como ya mencionamos, el artículo 175 obliga a las empresas al pago durante los primeros 15 días de diciembre, de por lo menos 15 días de salario, los cuales son imputables a las utilidades finales.
¿Con que Salario Básico o Salario Integral vamos a utilizar para los cálculos?
Con base a doctrina jurisprudencial reiterada, los cálculos de las prestaciones sociales deben hacerse tomando en cuenta el salario integral, que es la suma del salario básico mensual devengado más las alícuotas del bono vacacional, las utilidades, bonos nocturnos, comisiones, primas y otras gratificaciones; pero se excluyen del salario integral los bonos de alimentación y las prestaciones por antigüedad.
Gerencia de Recursos Humanos
Sistema de Nómina: este sistema es la que procesa todas las nóminas quincenales del Instituto, llevando el control de los empleados, contratados, jubilados, pensionados y becarios, la base de datos de este sistema es la materia prima para otros procesos como son el RAC, pagos especiales como fideicomiso, liquidaciones. El sistema además controla todo lo referente a SOS, fondo de pensiones, cajas de ahorro, ahorro habitacional, pagos por Bancos, etc.
Nómina de Pago
Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono.
Tipos de Nóminas
1. Según su Presentación:
1. Nómina Manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios diseñados, por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.
2. Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operar este tipo de nómina se debe crear el siguiente tipo de información:
Formularios de entrada y codificación.
Reportes del sistema.
Operación del sistema.
Archivos del sistema.
Programas del sistema.
Diseños de perforación o tabulación.
2. Según la Forma de Pago:
Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
3. Según el Tipo de Personal:
Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nómina confidencial).
Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.
Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.
Partes de la Nómina
Asignaciones
Deducciones
Sueldo o salario.
Bono por asistencia.
Horas extraordinarias.
Suplencias.
Vacaciones.
Comisiones.
Retroactivo.
Día de descanso.
Bono nocturno.
Sobretiempo en feriados.
Permiso remunerado.
Prima por matrimonio
Prima por hijos.
Seguro social.
Seguro de paro forzoso.
Impuesto sobre la renta.
Sindicato.
Caja de ahorro.
Seguro de hospitalización.
Política habitacional.
INFONAVIT.
FONACOT.
Comedor.
Préstamo compañía.
Crédito comercial.
Otros.
El procedimiento de nómina consiste en determinar el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado. Además de esto, la compañía necesita un resumen de nómina para cada periodo y generalmente una distribución de los costos de nómina por departamento, por producto o por clasificación en función de los diferentes procesos productivos. La función de la nómina se ha vuelto cada vez más compleja y lenta en los últimos años, debido al establecimiento de los aportes para que se hagan por medio de la nómina. Cada empleado debe recibir no solamente su cheque de pago, sino también un detalle que muestre el valor bruto devengado, las deducciones y el pago neto.
Registro y procedimiento para contabilizar la nómina
Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las organizaciones. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada período de pago, consiste en la preparación de la nómina, debe mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores. La información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo o de documentos similares. Después de separar las horas ordinarias de las extraordinarias, y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría se tiene el total del salario devengado. La retención en la fuente, el aporte al seguro social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajador se registran luego del valor devengado para obtener el valor neto...
¿Cómo elaborar la Nómina?
El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo en el Artículo 150 donde se expresa:
“El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda”.
A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza quincenalmente.
El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.
Normas del Control Interno para la Nómina
Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.
1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:
La contratación de personal.
El salario a pagar
Las deducciones que se realizarán en nómina.
Horas extraordinarias y otros pagos especiales.
2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:
Preparen la nómina.
Aprueban nómina.
Pagan la nómina.
3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.
4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del trabajador pueda ser determinada.
5. Debe existir separación de funciones:
Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.
Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.
6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.
7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.
8. Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.
9. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.
10. Cuando la nómina sea pagada con cheque:
Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.
La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.
La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.
11. Cuando la nómina se paga en efectivo:
Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.
Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.
12. Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.
13. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina.
14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad.
15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.
16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.
17. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.
18. La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca
Bases Usuales de datos
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:
A. Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
B. Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:
Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.
Registros de salarios de empleados.
Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido identificados en cuatro clases como sigue:
De autorización
De procesamiento y clasificación de transacciones
De verificación y evaluación
De salvaguarda física
a. Objetivos De Autorización
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para estos ciclos son:
1. El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.
2. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4. Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
5. Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
b. Objetivos De Procesamientos Y Clasificación De Transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben 13 establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:
1. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
2. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
3. Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
4. Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y preparase con exactitud.
5. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.
6. Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud en forma oportuna.
7. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
8. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada período contable.
9. Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
C) Objetivos de verificación y evaluación.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:
10. La información para determinar bases de impuestos derivadas de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.
11. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.
D) Objetivos de salvaguarda física.
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:
El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La contratación y utilización de mano de obra.
El pago de mano de obra.
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra.
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios de personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. Del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc. Se deberá efectuar para cada caso en particular.
Funciones Típicas
Las funciones típicas de nóminas podrían ser:
Reclutamiento y selección de personal.
Contratación de personal.
Llevar las relaciones laborales.
Preparar informes de asistencia.
Registro, información y control de nómina.
Desembolso de efectivo.
Promoción y evaluación de personal.
Asientos contables comunes.
Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
Pago de nóminas.
Anticipos de sueldos y préstamos al personal.
Distribuciones de mano de obra.
Otras prestaciones de personal.
Ajustes de nóminas.
Formas y documentos importantes.
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:
Solicitud de empleo.
Contratos de trabajo.
Informes de tiempo.
Tarjetas de reloj.
Autorización de ajustes de nóminas.
Autorización de pagos especiales.
Recibos de pago.
Cheques.
Auditoría Del Ciclo De Nóminas
El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o vendedores a comisión, y personal de fábrica y sindicalizado a los que se les paga por ahora.
El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las compañías. En segundo lugar, la mano de obra es una consideración tan importante en la evaluación del inventario en compañías industriales y dé construcción, que la clasificación y adjudicación de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocación considerable en la utilidad neta, por último las nóminas son un área donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.
En las compañías más grandes, muchas cuentas del mayor General con frecuencia se afectan por la nomina. Por ejemplo, es común que las grandes organizaciones tengan 50 cuentas o mas de gastos de nominas.
Las nominas también afectan las cuentas de inventario de producción en proceso y artículos terminados para las empresas industriales.
Al igual que en el ciclo de ventas y cobranza, la auditoria del ciclo de personal nóminas incluye la comprensión de la estructura interna de control, evaluación del riesgo de control, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, procedimientos de análisis y pruebas de detalles de los saldos.
Existen varias diferencias importantes entre el ciclo de nominas y personal y otros ciclos en una auditoría tipifica.
Existe una clase de transacciones para las nóminas. 1a mayoría de los ciclos incluye por lo menos dos clases de transacciones. Por ejemplo, el ciclo dé ventas y cobranza incluye tanto ventas como transacciones en que se recibí efectivo, y a menudo incluye también devoluciones en ventas y cancelan clones de cuentas no cobrables.
En cambio, la nomina tiene una clase de transacciones porque el recibo de servicios de empleados y el pago de esas servicios a través de la nomina ocurren en un corto periodo.
Las transacciones tienen mucho más importancia que las cuentas relacionadas en los saldos. Las cuentas relacionadas con la nómina, como nómina acumulada e Impuestos retenidos, por lo general son pequeñas en comparación con la cantidad total de transacciones para el año.
Los controles Internos sobre la nómina son efectivos para casi todas las compañías hasta las pequeñas. Las razones para los controles efectivos son las fuertes penalizaciones federales y estatales que se imponen por errores en la retención y pago de impuestos sobre nóminas y problemas de moral en los empleados si no se les paga o se les paga menos.
Por estas tres características, los auditores generalmente enfatizan por lo general pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos de análisis en la auditoria de las nóminas. Las pruebas de detalles de saldos a menudo requieren unos cuantos minutos.
En la mayoría de los sistemas, la cuenta de salarios y sueldos acumulados sí utiliza al final de un periodo contable. Durante el periodo, se cargan los gastos cuando se les paga realmente a los empleados, y no cuando se incurre en costos por mano de obra. Se registran las acumulaciones de la mano de obra al ajustar los asientos al final del periodo, por cualquier costo de mano de obra devengado pero no pagado.
Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos.
El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación de personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados, y al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nominas y los beneficios. Entre tanto, el ciclo involucra la obtención de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organización y la de los servicios de una manera correcta.
Personal Y Empleo
El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento también es una fuente independiente de registros para la verificación interna de la información sobre salarios.
Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratación, investigaciones del personal, tasas de pago, deducciones autorizados, evaluaciones del desempeño y terminación del empleo.
Forma de autorización de deducción: Forma que autoriza las deducciones por nomina, incluyendo el numero de exenciones para la retención de impuesto sobre ingresos, bonos de ahorro de Estados Unidos y cuotas sindicales.
Forma de autorización de tasa de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. La fuente de la información es un contrato laboral, autorización por la administración, o en el caso de funcionarios, la autorización del consejo de administradores.
Controles internos: Desde un punto de vista de auditoría, los controles internos más importantes en el aspecto del personal involucran los métodos formales de informar al personal de la toma de tiempo y de preparación de nóminas, del ingreso de nuevos empleados, la autorización de los cambios iníciales y periódicos en las tasas de pago, y la fecha de terminación de empleados que dejan de trabajar para la compañía. Como parte de estos controles, es sumamente importante la separación de responsabilidades. A ninguna persona que tiene acceso a las tarjetas de pago, registros de nóminas o cheques, se les permite el acceso los registros de personal. Un segundo control importante es la investigación adecuada de la competencia y confiabilidad de los nuevos empleados.
Toma De Tiempo Y Preparación De La Nómina
Esta función es de capital importancia en la auditoria de nóminas, porque afecta directamente los gastos por nomina para el periodo. Incluye la preparación tarjetas de tiempo para los empleados, el resumen y cálculo del pago bruto, deducciones, y pago neto; la preparación de los cheques respectivos; y la preparación de los registros de nómina. Deben existir controles adecuados para evitar cálculos erróneos en cada una de estas actividades.
Tarea de tiempo: documento que indica la hora en que el empleado dejó de trabajar en cada día, y el número de horas que trabajó. Para muchos empleados, los relojes registradores de tiempo preparan de forma automática la tarjeta de tiempo. Por lo general, las tarjetas de tiempo se entregan por semana.
Tarjeta de tiempo en la obra: Documentó que indica las ordenes en las que un trabajador de fábrica ha laborado durante un periodo determinado. Esta forma se utiliza sólo cuando un empleado desempeña sus actividades por órdenes de producción, en diferentes departamentos.
Reporte resumido de nómina: Documento generado por computadora que resume en diversas formas la nómina por un periodo. Un resumen es el total cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nómina. Estos serán iguales a la nomina a bruta para el periodo. Otro resumen común para una organización manufacturera son los totales cargados a diversos órdenes en un sistema de contabilidad de costos por ordenes de producción.
Diario de nómina: Diario para registrar los cheques de nomina indican el pago bruto, retenciones y pago neto. El diario de nómina se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones en nóminas que se incluyen en los archivos del sistema de cómputo. También se incluyen los detalles de diario en el archivo maestro de nóminas. Los totales del diario se traspasan al mayor general por la computadora.
Archivo maestro de nómina: Archivo donde se registran todas las transacciones de nómina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados durante el año hasta la fecha. El registro para cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nómina, las deducciones del pago bruto, el pago neto, número y fecha del cheque. El archivo maestro se actualiza con la información de los archivos de transacciones de nóminas de la computadora. El total devengado por cada empleado en el archivo maestro, es igual al saldo total de la nómina bruta en diversas cuentas del mayor general.
Controles internos: Un control adecuado del tiempo en las tarjetas de tiempo incluye el uso de un reloj marcador u otro método similar, para tener la certeza que se les paga a los empleados el número de horas que laboraron. También se hace el control para evitar que alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una tarjeta de tiempo ficticia.
Pago De La Nómina
La firma verdadera y distribución de los cheques se maneja de forma correcta para evitar su robo.
Cheques de nómina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempeñó. Se prepara el cheque como parte de la función de formulación de la nómina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. Después que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque cancelado.
Controles internos: Los controles sobre los cheques deben incluir limitar la responsabilidad de la autorización para firmar los cheques a un empleado, que no tenga acceso a la toma de tiempo o a la preparación de la nómina, la disminución de la nómina por alguien que no esté involucrado en otras funciones de la nómina, y el regreso inmediato de cheques no reclamados para su depósito nuevamente. Si se utiliza una máquina firmadora de cheques para reemplazar una firma manual, también se requieren los mismos controles; además, se debe controlar cuidadosamente la máquina firmadora de cheques.
Preparación de declaraciones de impuestos sobre la nómina y el pago de los mismos.
La preparación y envío oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre nóminas es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre nómina.
Declaraciones de impuestos sobre nóminas: Formas de impuestos que se presentan a las unidades locales, estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas y el impuesto del patrón. La naturaleza y fechas de vencimiento de las formas varia, dependiendo del tipo de impuestos.
Controles internos: El control más importante en la preparación de estas declaraciones es una serie bien definida de políticas que indican dónde se archivan cada forma. La mayoría de los sistemas computarizados de nominas incluyen la preparación de declaraciones de impuestos sobre nominas utilizando la información en los archivos maestro y de transacción de nominas.
Pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones
La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfacción de los empleados. Es común utilizar técnicas electrónicas para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de nómina.
A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque también utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es fácil establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. Para los empleados de fábricas u oficinas, es frecuente que haya gran número de transacciones relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos transacciones nóminas de ejecutivos, pero estas son comúnmente consistentes en el momento oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nominas que existen de compañia a compañía, se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora.
Controles Internos, Pruebas De Controles Y Pruebas Sustantivas De Transacciones.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nominas y personal. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nómina, y otras cuentas de saldos. Además, en la mayoría de las auditorías los montos en las cuentas de saldo son pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nomina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nóminas.
Formas Y Pagos De Impuestos Sobre Nóminas
En muchas organizaciones los impuestos sobre las nóminas son una Consideración importante, tanto porque las cantidades en ocasiones son considerables como porque pueden surgir graves responsabilidades por no presentar oportunamente las formas sobre impuestos.
Preparación de formas de impuestos sobre pagos: Como parte de la comprensión de la estructura de control interno, el auditor revisa la preparación por lo menos de una de cada tipo de formas de impuestos sobre nominas por las que el cliente es responsable. Existe una responsabilidad potencial por impuestos no pagados.
Penalizaciones e intereses si el cliente no prepara debidamente las formas sobre impuestos. Las formas para impuestos sobre nominas corresponden a Impuestos federales sobre ingresos, retención de FOCA, retención de impuestos estatales municipales sobre impuestos, e Impuestos federales y estatales por desempleo Puede ser necesaria una conciliación detallada de la información en las formas para impuestos y los registros de nómina, cuando el auditor cree que existe una probabilidad razonable de que las declaraciones de impuestos pueda haberse preparado incorrectamente. Las indicaciones de posibles errores en las declaraciones incluyen el pago de multas e intereses en el pasado pagos incorrectos, personal nuevo en el departamento de nómina que es responsable de la preparación de las declaraciones, la falta de verificación interna de la información y la existencia de fuertes problemas de flujo de efectivo para el cliente.
Pago oportuno de los impuestos retenidos sobre nóminas y otras retenciones.
Es deseable comprobar si el cliente ha cumplido con la obligación legal presentar los pagos que corresponden a todas las retenciones de nómina como parte de las pruebas sobre nóminas, aunque los pagos se efectúan por lo general de los desembolsos de efectivo en general. Las retenciones que preocupan en estas pruebas son partidas como impuestos, cuotas sindicales, seguros y ahorró en las nominas de Pago. El auditor determina primero los requisitos del cliente para presentar los pagos. Se determinan estos requisitos al referirse a fuentes cómo las disposiciones fiscales, contratos sindicales y acuerdos con los emplea dos. Después que el auditor conoce los requisitos, es fácil determinar si el cliente ha pagado la cantidad correcta de manera oportuna al comparar las salidas subsecuentes de efectivo con los registros de las nominas,
Relación entre la nomina y la evaluación del inventarió
En aquellas auditorías donde la nómina es una porción significativa del inventario, como ocurre frecuentemente entre las compañías manufactureras y de construcción, una clasificación incorrecta de cuentas de las nóminas puede afectar de forma considerable la evaluación de activos para cuentas como producción en proceso, artículos terminados o construcción en proceso. Por ejemplo, los costos indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado, si los sueldos del personal administrativo se han cargado equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricación. De manera similar, la evaluación del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directo de los empleados individuales se carga erróneamente a la orden de producción o procesos equivocados.
¿Qué es un presupuesto?
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
2. Funciones de los presupuestos
La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
3. Importancia de los presupuestos
Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Facilitan que los miembros de la organización
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
4. Objetivos de los presupuestos
Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
5. Finalidades de los presupuestos
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
6. Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:
Según la flexibilidad.
Según el periodo de tiempo que cubren.
Según el campo de aplicabilidad de la empresa.
Según el sector en el cual se utilicen.
Presupuesto de Mano de Obra
Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.
Componentes:
Personal diverso
Cantidad horas requeridas
Cantidad horas trimestrales
Valor por hora unitaria
Conclusiones
La revisión bibliográfica corrobora el por qué de la necesidad de avanzar en la práctica empresarial con relación al auge de los nuevos sistemas de gestión y costo, obteniéndose resultados que aportan un nivel de desarrollo superior desde el punto de vista conceptual de especialistas de épocas diferentes, en la ciencia Contabilidad de Gestión.
Debe tomarse en cuenta el salario integral, que es la suma del salario básico mensual devengado más las alícuotas del bono vacacional, las utilidades, bonos nocturnos, comisiones, primas y otras gratificaciones; pero se excluyen del salario integral los bonos de alimentación y las prestaciones por antigüedad.
Nomina de Pago; es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono. Existen dos Tipos de Nóminas: Nómina Manual y Nómina Computarizada
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. Del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc. Se deberá efectuar para cada caso en particular.
Definir claramente el concepto de presupuesto, su planeación e importancia, así como identificar los diversos tipos que existen, darán la pauta para su mejor aplicación y para comprenderlo y valorarlo como parte del proceso administrativo dentro de la planificación estratégica, siendo un útil instrumento para predecir el rumbo de la organización en base a supuestos que le permitan abrir el camino al éxito corporativo y empresarial.
Las Alumnos…
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD POLITECNICA DEL ESTADO YARACUY
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN ADMINISTRACION
nomimas
AUTORES:
Zuleidy Duran
Jhoana Jallaro
Coronel Juan
Narcy Lima
Edgar Báez
Sección 502
2 Trayecto 4 Trimestre
Independencia, Julio de 2010
Introducción
La gestión de la Nómina en una empresa con las características de nuestras empresas hoy en día es un proceso engorroso, que dificulta y retarda el resultado final del análisis contable financiero de la gestión empresarial.
Aunque este proceso esté automatizado hasta cierto nivel, no cumple con los requisitos necesarios de unificación en sólo un software, confiabilidad e integridad, lo que redunda en perjuicio del óptimo tratamiento de la información, y posibilita la ocurrencia de mayor cantidad de errores, al estar influenciado por el factor humano en casi todo el proceso, además las posibilidades de configuración son nulas pues en el software que se aplica en la empresa que tratamos está definido de forma fija cada uno de los pagos a realizar, lo que hace realmente difícil su mantenimiento. Integrar todo este proceso de Nóminas en un Software general que conforme un ERP de acuerdo a las necesidades de la empresa cubana moderna da solución a una de las más urgentes necesidades que en el sentido de tratamiento de la información contable presentan las mismas.
En el sistema que estamos proponiendo se da la posibilidad de crear los conceptos de pago según las necesidades de cada institución, definir el enlace contable para ellos, definir si se les aplican o no las operaciones por porciento que se utilicen en la empresa, establecer los parámetros de configuración de cada una en particular.
Luego de varias entrevistas con el personal de los departamentos de Recursos Humanos y de Contabilidad establecimos los casos de uso del negocio.
Cálculos De Vacaciones
El artículo 219 de la LOT, el trabajador tiene el derecho a un período 15 días hábiles de vacaciones remuneradas una vez que cumpla 1 año de trabajo ininterrumpido. El artículo señala además que en los años sucesivos tendrá derecho de un día adicional de vacaciones por cada año de servicio, hasta un máximo de 15 días hábiles. En el parágrafo único del mismo artículo señala también que el trabajador podrá prestar servicio en los días de disfrute vacacional a que pueda tener derecho conforme a su antigüedad, pero tendrá derecho al pago del salario adicional por ocasión del trabajo prestado.
La fórmula para calcular los días: 15 + (años de servicio - 1)
La fórmula para calcular la remuneración: (salario diario de ese año) x (días hábiles)
El artículo 226 de la LOT el convenio mediante el cual el patrono paga la remuneración de las vacaciones sin conceder el tiempo necesario para que el trabajador las disfrute, lo obliga a concederlas con su respectiva remuneración, sin que pueda alegar en su favor el hecho de haber cumplido anteriormente con el requisito del pago.
El artículo 229 se pueden acumular uno o dos períodos vacacionales para un máximo de tres períodos, solo a petición del trabajador.
El artículo 230 le da potestad al trabajador y al patrono para llegar a un acuerdo bilateral para de fijar la época las vacaciones, pero no podrán posponerse más allá de seis meses a partir de la fecha en que nació el derecho (un año de trabajo ininterrumpido), con la excepción de la acumulación prevista en el artículo 229. Si no llegasen a un acuerdo trabajador y patrono, el Inspector del Trabajo determinará la fecha. Los trabajadores con responsabilidades familiares tendrán preferencia para que las vacaciones coincidan con las del calendario escolar.
Años de servicios Días de vacaciones Remuneración (salario diario ej. Bsf. 43,63)
1 año 15 días Bsf. 654,45
2 años 16 días Bsf. 698,08
3 años 17 días Bsf. 741,71
5 años 19 días Bsf. 828,97
10 años 24 días Bsf. 1047,12
Cálculo del bono vacacional
Según el artículo 223 de la LOT, al trabajador le corresponde al momento de disfrutar sus vacaciones un bono adicional al pago de los días remunerados por motivo del salario. Esta bonificación por vacaciones tendrá un mínimo de 7 días de salario y se le sumará un día adicional por cada año de servicio, hasta un máximo de 21 días de salario.
La fórmula para calcular los días: 7 + (años de servicio -1)
La fórmula para calcular la remuneración: (salario diario de ese año) x (días hábiles)
Años de servicios Días bonificados Bono vacacional (salario diario ej. Bsf. 43,63)
1 año 7 días Bsf. 305,41
2 años 8 días Bsf. 349,04
3 años 9 días Bsf. 392,67
5 años 11 días Bsf. 479,93
10 años 16 días Bsf. 698,08
Para ponerlo en perspectiva, en el caso de un trabajador con 3 años de trabajo continuo con un sueldo hipotético de Bsf. 43,63 diarios, que haya disfrutado de sus vacaciones y piense tomar las del año en curso, le corresponden 17 días de vacaciones remuneradas con Bsf. 741,71 por el salario, sumados a Bsf. Bsf. 392,67 por el equivalente de 9 días de Bono Vacacional; de esta forma el trabajador se vá de vacaciones con Bsf. 1.134,38 en total.
El artículo 224 establece que cuando por cualquier causa termine la relación de trabajo sin que el trabajador haya disfrutado de las vacaciones a que tiene derecho, el patrono deberá pagarle la remuneración correspondiente a cualquier período vacacional no disfrutado, incluyendo los bonos vacacionales.
En caso de despido injustificado antes de cumplirse el año de servicio, ya sea que la terminación ocurra durante el primer año o en los siguientes, el artículo 225 establece que el trabajador tendrá derecho a que se le pague el equivalente a la remuneración que se hubiera causado en relación a las vacaciones anuales, de conformidad con lo previsto en los artículos 219 y 223 de la LOT, en proporción a los meses completos de servicio durante ese año, como pago fraccionado de las vacaciones que le hubieran correspondido.
Según el artículo 228 el servicio de un trabajador no se considerará interrumpido por sus vacaciones anuales, a los fines del pago de cotizaciones, contribuciones al Seguro Social o cualquiera otra análoga pagadera en su interés mientras preste sus servicios.
Cálculo de Utilidades
Durante la época decembrina se distribuye parte del enriquecimiento anual de las empresas entre los trabajadores, quienes deben recibir un bono de fin de año por un monto de entre 15 a 120 días de salario, como lo requiere la Ley del Trabajo.
La Ley Orgánica del Trabajo obliga a las empresas a distribuir parte del enriquecimiento neto anual (artículo 174) entre todos sus trabajadores, por lo menos debe distribuirse el quince por ciento (15%) de los beneficios líquidos que hubieren obtenido al fin de su ejercicio fiscal. Estos beneficios líquidos son la suma de los enriquecimientos netos gravables y de los exonerados conforme a la Ley de Impuesto Sobre la Renta.
Esta obligación para distribuir parte del enriquecimiento anual tendrá como límite mínimo para cada trabajador, el equivalente al salario de quince (15) días y como límite máximo el equivalente al salario de cuatro meses (art. 174, parágrafo primero). Cuando el trabajador no hubiese laborado todo el año, la bonificación se reducirá a la parte proporcional correspondiente a los meses completos de servicios prestados. Cuando la terminación de la relación de trabajo ocurra antes del cierre del ejercicio, la liquidación de la parte correspondiente a los meses servidos podrá hacerse al vencimiento de aquél.
El artículo 175 establece que aquellas empresas, establecimientos y explotaciones con fines de lucro pagarán a sus trabajadores, dentro de los primeros quince (15) días del mes de diciembre de cada año o en la oportunidad establecida en la convención colectiva, una cantidad equivalente a quince (15) días de salario, por lo menos, imputable a la participación en los beneficios que pudiera corresponder a cada trabajador en el año económico respectivo de acuerdo con lo establecido en el artículo 174 de la LOT. Si al final del año, el patrono no ha percibido beneficios igualmente deberá entregarse la cantidad de 15 días de salario pero serán considerados como bonificación y no estará sujeta a repetición.
En tanto que el artículo 176 establece que para la determinación del monto distribuible se tomará como base la declaración del Impuesto Sobre la Renta. Cuando el monto de los beneficios resulte mayor de lo declarado, la empresa estará obligada a efectuar una distribución adicional dentro del mes siguiente a la fecha en que se determine.
Formula sugerida para el Cálculo de las Utilidades:
(Salario básico anual+
horas extras anuales+
días feriados+
bono nocturno+
bono vacacional+
comisiones anuales+
primas anuales+
gratificaciones anuales) / 360 x ("días de utilidades" que cancela la Empresa)
Consideraciones a la formula:
1. Los "días de utilidades" se calculan con base a las ganancias netas anuales de la empresa, pero siempre estarán entre 15 días de salario integral como mínimo y 120 días de salario integral como máximo.
2. Cuando se dice "salario básico anual" no se trata del último salario multiplicado, se deben sumar los salarios básicos reales de cada mes. Por ejemplo, quien gane salario mínimo, el 1ro mayo de cada año tendrán un aumento, que deberá ser adicionado.
Ejemplo del Cálculo:
Alguien que gana salario mínimo fijo (Bsf. 960,00 actualmente) devenga unos Bsf. 32,00 diarios lo que representa unos Bsf. 11.520,00 anuales, sumado a los beneficios de ley y otras bonificaciones que pueda recibir. Si el salario no ha sido fijo durante el año debe hacerse la sumatoria de los diferentes salarios devengados para el cálculo de las utilidades, que de tratarse como en este caso de ejemplo del salario mínimo, nunca será anualmente fijo.
(Bsf. 11.520,00 por salario anual + Bsf. 128,00 por horas extra + Bsf. 96,00 por días feriados + Bsf. 480,00 por bono vacacional + Bsf. 950,00 por comisiones) / 360 x (60 días de utilidades, dos meses) = Bsf. 2.195,66
Note que algunas variables como las primas y gratificaciones no fueron empleadas, de hecho si en este caso el sueldo fuera teóricamente flat, sin bonos o primas de ninguna índole, solo sería necesario sumar dos meses de salario para determinar el monto de las utilidades a cancelar.
Se debe tener en cuenta el artículo 179 a la hora de determinar la participación que corresponda a cada uno de los trabajadores, en el cual se establece que "se dividirá el total de los beneficios repartibles entre el total de los salarios devengados por todos los trabajadores durante el respectivo ejercicio. La participación correspondiente a cada trabajador será la resultante de multiplicar el cociente obtenido por el monto de los salarios devengados por él, durante el respectivo ejercicio anual".
Por último en el artículo 180 se establece que "la cantidad que corresponda a cada trabajador deberá pagársele dentro de los dos (2) meses inmediatamente siguientes al día del cierre del ejercicio de la empresa". Pero como ya mencionamos, el artículo 175 obliga a las empresas al pago durante los primeros 15 días de diciembre, de por lo menos 15 días de salario, los cuales son imputables a las utilidades finales.
¿Con que Salario Básico o Salario Integral vamos a utilizar para los cálculos?
Con base a doctrina jurisprudencial reiterada, los cálculos de las prestaciones sociales deben hacerse tomando en cuenta el salario integral, que es la suma del salario básico mensual devengado más las alícuotas del bono vacacional, las utilidades, bonos nocturnos, comisiones, primas y otras gratificaciones; pero se excluyen del salario integral los bonos de alimentación y las prestaciones por antigüedad.
Gerencia de Recursos Humanos
Sistema de Nómina: este sistema es la que procesa todas las nóminas quincenales del Instituto, llevando el control de los empleados, contratados, jubilados, pensionados y becarios, la base de datos de este sistema es la materia prima para otros procesos como son el RAC, pagos especiales como fideicomiso, liquidaciones. El sistema además controla todo lo referente a SOS, fondo de pensiones, cajas de ahorro, ahorro habitacional, pagos por Bancos, etc.
Nómina de Pago
Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono.
Tipos de Nóminas
1. Según su Presentación:
1. Nómina Manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios diseñados, por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.
2. Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operar este tipo de nómina se debe crear el siguiente tipo de información:
Formularios de entrada y codificación.
Reportes del sistema.
Operación del sistema.
Archivos del sistema.
Programas del sistema.
Diseños de perforación o tabulación.
2. Según la Forma de Pago:
Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
3. Según el Tipo de Personal:
Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nómina confidencial).
Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.
Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.
Partes de la Nómina
Asignaciones
Deducciones
Sueldo o salario.
Bono por asistencia.
Horas extraordinarias.
Suplencias.
Vacaciones.
Comisiones.
Retroactivo.
Día de descanso.
Bono nocturno.
Sobretiempo en feriados.
Permiso remunerado.
Prima por matrimonio
Prima por hijos.
Seguro social.
Seguro de paro forzoso.
Impuesto sobre la renta.
Sindicato.
Caja de ahorro.
Seguro de hospitalización.
Política habitacional.
INFONAVIT.
FONACOT.
Comedor.
Préstamo compañía.
Crédito comercial.
Otros.
El procedimiento de nómina consiste en determinar el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado. Además de esto, la compañía necesita un resumen de nómina para cada periodo y generalmente una distribución de los costos de nómina por departamento, por producto o por clasificación en función de los diferentes procesos productivos. La función de la nómina se ha vuelto cada vez más compleja y lenta en los últimos años, debido al establecimiento de los aportes para que se hagan por medio de la nómina. Cada empleado debe recibir no solamente su cheque de pago, sino también un detalle que muestre el valor bruto devengado, las deducciones y el pago neto.
Registro y procedimiento para contabilizar la nómina
Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las organizaciones. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada período de pago, consiste en la preparación de la nómina, debe mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores. La información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo o de documentos similares. Después de separar las horas ordinarias de las extraordinarias, y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría se tiene el total del salario devengado. La retención en la fuente, el aporte al seguro social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajador se registran luego del valor devengado para obtener el valor neto...
¿Cómo elaborar la Nómina?
El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo en el Artículo 150 donde se expresa:
“El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda”.
A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza quincenalmente.
El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.
Normas del Control Interno para la Nómina
Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.
1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:
La contratación de personal.
El salario a pagar
Las deducciones que se realizarán en nómina.
Horas extraordinarias y otros pagos especiales.
2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:
Preparen la nómina.
Aprueban nómina.
Pagan la nómina.
3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.
4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del trabajador pueda ser determinada.
5. Debe existir separación de funciones:
Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.
Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.
6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.
7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.
8. Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.
9. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.
10. Cuando la nómina sea pagada con cheque:
Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.
La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.
La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.
11. Cuando la nómina se paga en efectivo:
Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.
Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.
12. Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.
13. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina.
14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad.
15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.
16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.
17. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.
18. La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca
Bases Usuales de datos
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:
A. Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
B. Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:
Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.
Registros de salarios de empleados.
Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido identificados en cuatro clases como sigue:
De autorización
De procesamiento y clasificación de transacciones
De verificación y evaluación
De salvaguarda física
a. Objetivos De Autorización
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para estos ciclos son:
1. El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.
2. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4. Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
5. Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
b. Objetivos De Procesamientos Y Clasificación De Transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben 13 establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:
1. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
2. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
3. Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
4. Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y preparase con exactitud.
5. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.
6. Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud en forma oportuna.
7. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
8. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada período contable.
9. Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
C) Objetivos de verificación y evaluación.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:
10. La información para determinar bases de impuestos derivadas de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.
11. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.
D) Objetivos de salvaguarda física.
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:
El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La contratación y utilización de mano de obra.
El pago de mano de obra.
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra.
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios de personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. Del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc. Se deberá efectuar para cada caso en particular.
Funciones Típicas
Las funciones típicas de nóminas podrían ser:
Reclutamiento y selección de personal.
Contratación de personal.
Llevar las relaciones laborales.
Preparar informes de asistencia.
Registro, información y control de nómina.
Desembolso de efectivo.
Promoción y evaluación de personal.
Asientos contables comunes.
Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
Pago de nóminas.
Anticipos de sueldos y préstamos al personal.
Distribuciones de mano de obra.
Otras prestaciones de personal.
Ajustes de nóminas.
Formas y documentos importantes.
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:
Solicitud de empleo.
Contratos de trabajo.
Informes de tiempo.
Tarjetas de reloj.
Autorización de ajustes de nóminas.
Autorización de pagos especiales.
Recibos de pago.
Cheques.
Auditoría Del Ciclo De Nóminas
El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o vendedores a comisión, y personal de fábrica y sindicalizado a los que se les paga por ahora.
El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las compañías. En segundo lugar, la mano de obra es una consideración tan importante en la evaluación del inventario en compañías industriales y dé construcción, que la clasificación y adjudicación de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocación considerable en la utilidad neta, por último las nóminas son un área donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.
En las compañías más grandes, muchas cuentas del mayor General con frecuencia se afectan por la nomina. Por ejemplo, es común que las grandes organizaciones tengan 50 cuentas o mas de gastos de nominas.
Las nominas también afectan las cuentas de inventario de producción en proceso y artículos terminados para las empresas industriales.
Al igual que en el ciclo de ventas y cobranza, la auditoria del ciclo de personal nóminas incluye la comprensión de la estructura interna de control, evaluación del riesgo de control, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, procedimientos de análisis y pruebas de detalles de los saldos.
Existen varias diferencias importantes entre el ciclo de nominas y personal y otros ciclos en una auditoría tipifica.
Existe una clase de transacciones para las nóminas. 1a mayoría de los ciclos incluye por lo menos dos clases de transacciones. Por ejemplo, el ciclo dé ventas y cobranza incluye tanto ventas como transacciones en que se recibí efectivo, y a menudo incluye también devoluciones en ventas y cancelan clones de cuentas no cobrables.
En cambio, la nomina tiene una clase de transacciones porque el recibo de servicios de empleados y el pago de esas servicios a través de la nomina ocurren en un corto periodo.
Las transacciones tienen mucho más importancia que las cuentas relacionadas en los saldos. Las cuentas relacionadas con la nómina, como nómina acumulada e Impuestos retenidos, por lo general son pequeñas en comparación con la cantidad total de transacciones para el año.
Los controles Internos sobre la nómina son efectivos para casi todas las compañías hasta las pequeñas. Las razones para los controles efectivos son las fuertes penalizaciones federales y estatales que se imponen por errores en la retención y pago de impuestos sobre nóminas y problemas de moral en los empleados si no se les paga o se les paga menos.
Por estas tres características, los auditores generalmente enfatizan por lo general pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos de análisis en la auditoria de las nóminas. Las pruebas de detalles de saldos a menudo requieren unos cuantos minutos.
En la mayoría de los sistemas, la cuenta de salarios y sueldos acumulados sí utiliza al final de un periodo contable. Durante el periodo, se cargan los gastos cuando se les paga realmente a los empleados, y no cuando se incurre en costos por mano de obra. Se registran las acumulaciones de la mano de obra al ajustar los asientos al final del periodo, por cualquier costo de mano de obra devengado pero no pagado.
Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos.
El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación de personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados, y al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nominas y los beneficios. Entre tanto, el ciclo involucra la obtención de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organización y la de los servicios de una manera correcta.
Personal Y Empleo
El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento también es una fuente independiente de registros para la verificación interna de la información sobre salarios.
Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratación, investigaciones del personal, tasas de pago, deducciones autorizados, evaluaciones del desempeño y terminación del empleo.
Forma de autorización de deducción: Forma que autoriza las deducciones por nomina, incluyendo el numero de exenciones para la retención de impuesto sobre ingresos, bonos de ahorro de Estados Unidos y cuotas sindicales.
Forma de autorización de tasa de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. La fuente de la información es un contrato laboral, autorización por la administración, o en el caso de funcionarios, la autorización del consejo de administradores.
Controles internos: Desde un punto de vista de auditoría, los controles internos más importantes en el aspecto del personal involucran los métodos formales de informar al personal de la toma de tiempo y de preparación de nóminas, del ingreso de nuevos empleados, la autorización de los cambios iníciales y periódicos en las tasas de pago, y la fecha de terminación de empleados que dejan de trabajar para la compañía. Como parte de estos controles, es sumamente importante la separación de responsabilidades. A ninguna persona que tiene acceso a las tarjetas de pago, registros de nóminas o cheques, se les permite el acceso los registros de personal. Un segundo control importante es la investigación adecuada de la competencia y confiabilidad de los nuevos empleados.
Toma De Tiempo Y Preparación De La Nómina
Esta función es de capital importancia en la auditoria de nóminas, porque afecta directamente los gastos por nomina para el periodo. Incluye la preparación tarjetas de tiempo para los empleados, el resumen y cálculo del pago bruto, deducciones, y pago neto; la preparación de los cheques respectivos; y la preparación de los registros de nómina. Deben existir controles adecuados para evitar cálculos erróneos en cada una de estas actividades.
Tarea de tiempo: documento que indica la hora en que el empleado dejó de trabajar en cada día, y el número de horas que trabajó. Para muchos empleados, los relojes registradores de tiempo preparan de forma automática la tarjeta de tiempo. Por lo general, las tarjetas de tiempo se entregan por semana.
Tarjeta de tiempo en la obra: Documentó que indica las ordenes en las que un trabajador de fábrica ha laborado durante un periodo determinado. Esta forma se utiliza sólo cuando un empleado desempeña sus actividades por órdenes de producción, en diferentes departamentos.
Reporte resumido de nómina: Documento generado por computadora que resume en diversas formas la nómina por un periodo. Un resumen es el total cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nómina. Estos serán iguales a la nomina a bruta para el periodo. Otro resumen común para una organización manufacturera son los totales cargados a diversos órdenes en un sistema de contabilidad de costos por ordenes de producción.
Diario de nómina: Diario para registrar los cheques de nomina indican el pago bruto, retenciones y pago neto. El diario de nómina se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones en nóminas que se incluyen en los archivos del sistema de cómputo. También se incluyen los detalles de diario en el archivo maestro de nóminas. Los totales del diario se traspasan al mayor general por la computadora.
Archivo maestro de nómina: Archivo donde se registran todas las transacciones de nómina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados durante el año hasta la fecha. El registro para cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nómina, las deducciones del pago bruto, el pago neto, número y fecha del cheque. El archivo maestro se actualiza con la información de los archivos de transacciones de nóminas de la computadora. El total devengado por cada empleado en el archivo maestro, es igual al saldo total de la nómina bruta en diversas cuentas del mayor general.
Controles internos: Un control adecuado del tiempo en las tarjetas de tiempo incluye el uso de un reloj marcador u otro método similar, para tener la certeza que se les paga a los empleados el número de horas que laboraron. También se hace el control para evitar que alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una tarjeta de tiempo ficticia.
Pago De La Nómina
La firma verdadera y distribución de los cheques se maneja de forma correcta para evitar su robo.
Cheques de nómina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempeñó. Se prepara el cheque como parte de la función de formulación de la nómina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. Después que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque cancelado.
Controles internos: Los controles sobre los cheques deben incluir limitar la responsabilidad de la autorización para firmar los cheques a un empleado, que no tenga acceso a la toma de tiempo o a la preparación de la nómina, la disminución de la nómina por alguien que no esté involucrado en otras funciones de la nómina, y el regreso inmediato de cheques no reclamados para su depósito nuevamente. Si se utiliza una máquina firmadora de cheques para reemplazar una firma manual, también se requieren los mismos controles; además, se debe controlar cuidadosamente la máquina firmadora de cheques.
Preparación de declaraciones de impuestos sobre la nómina y el pago de los mismos.
La preparación y envío oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre nóminas es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre nómina.
Declaraciones de impuestos sobre nóminas: Formas de impuestos que se presentan a las unidades locales, estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas y el impuesto del patrón. La naturaleza y fechas de vencimiento de las formas varia, dependiendo del tipo de impuestos.
Controles internos: El control más importante en la preparación de estas declaraciones es una serie bien definida de políticas que indican dónde se archivan cada forma. La mayoría de los sistemas computarizados de nominas incluyen la preparación de declaraciones de impuestos sobre nominas utilizando la información en los archivos maestro y de transacción de nominas.
Pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones
La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfacción de los empleados. Es común utilizar técnicas electrónicas para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de nómina.
A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque también utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es fácil establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. Para los empleados de fábricas u oficinas, es frecuente que haya gran número de transacciones relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos transacciones nóminas de ejecutivos, pero estas son comúnmente consistentes en el momento oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nominas que existen de compañia a compañía, se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora.
Controles Internos, Pruebas De Controles Y Pruebas Sustantivas De Transacciones.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nominas y personal. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nómina, y otras cuentas de saldos. Además, en la mayoría de las auditorías los montos en las cuentas de saldo son pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nomina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nóminas.
Formas Y Pagos De Impuestos Sobre Nóminas
En muchas organizaciones los impuestos sobre las nóminas son una Consideración importante, tanto porque las cantidades en ocasiones son considerables como porque pueden surgir graves responsabilidades por no presentar oportunamente las formas sobre impuestos.
Preparación de formas de impuestos sobre pagos: Como parte de la comprensión de la estructura de control interno, el auditor revisa la preparación por lo menos de una de cada tipo de formas de impuestos sobre nominas por las que el cliente es responsable. Existe una responsabilidad potencial por impuestos no pagados.
Penalizaciones e intereses si el cliente no prepara debidamente las formas sobre impuestos. Las formas para impuestos sobre nominas corresponden a Impuestos federales sobre ingresos, retención de FOCA, retención de impuestos estatales municipales sobre impuestos, e Impuestos federales y estatales por desempleo Puede ser necesaria una conciliación detallada de la información en las formas para impuestos y los registros de nómina, cuando el auditor cree que existe una probabilidad razonable de que las declaraciones de impuestos pueda haberse preparado incorrectamente. Las indicaciones de posibles errores en las declaraciones incluyen el pago de multas e intereses en el pasado pagos incorrectos, personal nuevo en el departamento de nómina que es responsable de la preparación de las declaraciones, la falta de verificación interna de la información y la existencia de fuertes problemas de flujo de efectivo para el cliente.
Pago oportuno de los impuestos retenidos sobre nóminas y otras retenciones.
Es deseable comprobar si el cliente ha cumplido con la obligación legal presentar los pagos que corresponden a todas las retenciones de nómina como parte de las pruebas sobre nóminas, aunque los pagos se efectúan por lo general de los desembolsos de efectivo en general. Las retenciones que preocupan en estas pruebas son partidas como impuestos, cuotas sindicales, seguros y ahorró en las nominas de Pago. El auditor determina primero los requisitos del cliente para presentar los pagos. Se determinan estos requisitos al referirse a fuentes cómo las disposiciones fiscales, contratos sindicales y acuerdos con los emplea dos. Después que el auditor conoce los requisitos, es fácil determinar si el cliente ha pagado la cantidad correcta de manera oportuna al comparar las salidas subsecuentes de efectivo con los registros de las nominas,
Relación entre la nomina y la evaluación del inventarió
En aquellas auditorías donde la nómina es una porción significativa del inventario, como ocurre frecuentemente entre las compañías manufactureras y de construcción, una clasificación incorrecta de cuentas de las nóminas puede afectar de forma considerable la evaluación de activos para cuentas como producción en proceso, artículos terminados o construcción en proceso. Por ejemplo, los costos indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado, si los sueldos del personal administrativo se han cargado equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricación. De manera similar, la evaluación del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directo de los empleados individuales se carga erróneamente a la orden de producción o procesos equivocados.
¿Qué es un presupuesto?
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
2. Funciones de los presupuestos
La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
3. Importancia de los presupuestos
Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Facilitan que los miembros de la organización
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
4. Objetivos de los presupuestos
Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
5. Finalidades de los presupuestos
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
6. Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:
Según la flexibilidad.
Según el periodo de tiempo que cubren.
Según el campo de aplicabilidad de la empresa.
Según el sector en el cual se utilicen.
Presupuesto de Mano de Obra
Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.
Componentes:
Personal diverso
Cantidad horas requeridas
Cantidad horas trimestrales
Valor por hora unitaria
Conclusiones
La revisión bibliográfica corrobora el por qué de la necesidad de avanzar en la práctica empresarial con relación al auge de los nuevos sistemas de gestión y costo, obteniéndose resultados que aportan un nivel de desarrollo superior desde el punto de vista conceptual de especialistas de épocas diferentes, en la ciencia Contabilidad de Gestión.
Debe tomarse en cuenta el salario integral, que es la suma del salario básico mensual devengado más las alícuotas del bono vacacional, las utilidades, bonos nocturnos, comisiones, primas y otras gratificaciones; pero se excluyen del salario integral los bonos de alimentación y las prestaciones por antigüedad.
Nomina de Pago; es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono. Existen dos Tipos de Nóminas: Nómina Manual y Nómina Computarizada
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. Del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc. Se deberá efectuar para cada caso en particular.
Definir claramente el concepto de presupuesto, su planeación e importancia, así como identificar los diversos tipos que existen, darán la pauta para su mejor aplicación y para comprenderlo y valorarlo como parte del proceso administrativo dentro de la planificación estratégica, siendo un útil instrumento para predecir el rumbo de la organización en base a supuestos que le permitan abrir el camino al éxito corporativo y empresarial.
Las Alumnos…
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